Wydatek, aby mógł być ujęty w kosztach podatkowych, przede wszystkim musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie może być wymieniony w tzw. negatywnym katalogu kosztów (określonym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
W kosztach podatkowych można rozliczyć tylko wydatki związane z eksploatacją lokalu, którego adres został ujawniony we wpisie do CEIDG, czyli dotyczące głównego miejsca prowadzenia działalności (siedziba firmy) lub dodatkowego miejsca prowadzenia działalności.
Wskazane jest, aby przedsiębiorca celem rzetelnego rozliczenia wydatków związanych z prowadzeniem firmy w prywatnym mieszkaniu/domu sporządził dokument, np. oświadczenie, w którym określi, w jakiej części (procencie, współczynniku) wydatki związane z eksploatacją lokalu będą rozliczane w kosztach podatkowych. Dokument powinien określać, jaka jest ogólna powierzchnia mieszkania oraz jaka powierzchnia faktycznie została przeznaczona na cele firmy. Oświadczenie to pozostaje w dokumentacji przedsiębiorcy.
Wydatki związane z opłatami za media, w tym ogrzewanie, podlegają księgowaniu w kolumnie 13 podatkowej księgi Pozostałe wydatki. Kolumna 13 jest przeznaczona bowiem do księgowania wydatków takich jak czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłaty za telefon. Można to zrobić jednym zbiorczym wpisem na koniec miesiąca.